¿Qué? (Descripción del sistema)

El problema a resolver es la dificultad y el coste del acceso a los documentos que maneja una organización y el riesgo de **pérdida** de éstos. Hoy en día la mayoría de las empresas y otros organismos almacenan sus documentos en papel impreso ubicado en locales físicos. Este tipo de almacenamiento lleva asociados numerosos inconvenientes.

El sistema propuesto resuelve este problema mediante la gestión de un archivo digital que se describe en los siguientes puntos.

¿Por qué? (Ventajas)

• Supone un ahorro de espacio físico para almacenar la información
• Disminuye enormemente el riesgo de la perdida de información ocasionada por incendios, robos, inundaciones, etc.
• Conserva los documentos intactos a lo largo del transcurso del tiempo. Los documentos no se deterioran
• Permite un acceso inmediato a los documentos según distintos criterios de búsqueda. Por ejemplo, por año, por tipo de documento, por cliente, etc.
• Permite el acceso desde cualquier lugar a través de Internet
• Permite establecer criterios de acceso de forma flexible y fácil
• Permite el acceso simultáneo de varios usuarios
• Permite duplicar y enviar los documentos a través de medios digitales (sin sacarlo de su ubicación)
• Garantiza una independencia tecnológica al estar basado en estándares abiertos

Todo esto conlleva fundamentalmente una mayor seguridad respecto a la conservación y acceso a la información y a un ahorro sustancial de costos (no es necesario archivo físico el tiempo de acceso se minimiza).

¿Cómo funciona? (Componentes)

El proceso a seguir se resume en los siguientes pasos:

1. Escanear los documentos con un escáner de alta velocidad, indicando los parámetros necesarios para una correcta archivación (tipo de documento, año, carpeta, etc.)
2. Procesamiento de cada documento para obtener un archivo PDF que incluya las imágenes escaneadas y el texto reconocido mediante OCR (Optical Character Recognition) como base para posteriores búsquedas
3. Inserción del documento PDF en un archivo digital. El sistema puede usar técnicas de indexación para aumentar la velocidad de búsqueda.

Este mecanismo consigue una base de datos documental preparada para responder cualquier consulta relacionada con dichos documentos. Por ejemplo, podría decirnos dónde están las facturas de venta de un determinado cliente para un año indicado.

¿Cuánto cuesta? (Modelo de presupuesto)

El coste total del sistema depende en mayor grado del volumen de documentos a digitalizar y por tanto de la capacidad en espacio y velocidad de los dispositivos involucrados. Además, dependiendo del carácter de los documentos, puede ser necesario personalizar la funcionalidad de reconocimiento y archivación. El siguiente presupuesto es orientativo para archivos digitales no muy grandes.

1. Software de archivo electrónico (integración de los distintos programas involucrados): a partir de **4.800 €**.
2. Escáner de alta velocidad: **2.000 €**. El precio asignado es el correspondiente a un escáner de calidad media con una capacidad 40-80 páginas por minuto (200 ppp, b/n). En principio se puede elegir entre varios modelos, siempre que cumpla con los requisitos mínimos para aceptar el software que necesitamos implantar. Se recomienda encarecidamente que el escáner disponga de un alimentador automático.
3. Equipo dedicado a la digitalización de documentos **1.000 €**: En principio no es necesario un equipo dedicado exclusivamente, aunque durante el tiempo de la digitalización de documentos no puede ser empleado para otras tareas.
4. Equipo dedicado al almacenamiento y búsqueda: **1.000 €**. En principio no es necesario un equipo dedicado exclusivamente. Sin embargo, el equipo que vaya a alojar los documentos debería de tener potencia suficiente (velocidad de cálculo y de lectura) para que las búsquedas sean ágiles cuando la cantidad de documentos almacenados es importante. Inicialmente, puede usarse el mismo equipo para la digitalización y el almacenamiento de los documentos.
5. Sistema de copia de seguridad: (software y disco duro externo): **500 €** . El sistema de copias de seguridad no tiene ninguna característica especial, puede usarse el mismo que se utilice para otros programas, lo incluímos aquí para no olvidar su necesidad y por si se desea un sistema de copias independiente (o complementario) al resto del sistema informático
6. Software de conversión de los documentos en PDF buscables : **500 € **
7. **Total Software: a partir de 5.300 €, Total Hardware (usando 1 ordenador para digitalización y almacenamiento): a partir de 3.500 €**

Plazo de Entrega y forma de pago

1. El plazo de entrega será de dos meses a partir de la aceptación del presupuesto.
2. La forma de pago del software se relizará en tres pagos mensuales, el primero de 40% del presupuesto a la aceptación y los otros dos de 30% en los meses sucesivos. (IVA no incluído).
3. La forma de pago de los componentes estándar y el Hardware se ajustará a las condiciones del proveedor.