Antecedentes

SICEm fue fundada en el año 1999 por María del Carmen García Quesada, con la idea de dar servicios a pequeñas y medianas empresas (PYMEs) en el ámbito del software de gestión. Su experiencia de 15 años en la empresa granadina Galdón y Apika en San Sebastián, realizando soluciones empresariales en el entorno Pick, ha sido fundamental para los posteriores desarrollos de software. Ella aportó un base de clientes que se migraron posteriomente a nuevas plataformas informáticas. Por otra parte, Ernesto Revilla, que anteriormente trabajó en colaboración con un estudio de arquitectura para dar soluciones informáticas al colectivo de arquitectos también en el ámbito de gestión, realizó con su empresa AIC (posteriormente fusionada con Sicem) el programa de gestión de expedientes de los Colegios de Arquitectos de Almería y Granada.

Durante el año 1999 se desarrolló una solución empresarial con Microsoft Access, para entornos de hasta 10 puestos de trabajo. En mayor medida, se emplearon patrones estándar para crear un programa que permitía el procesamiento de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos y contabilidad. A principios del año 2000, SICEm se constituyó en sociedad limitada. Desde entonces, SICEm mantiene una clientela variada en distintos sectores de industria y servicios: mobiliario de oficina, gestorías, galvanización en caliente, fábrica de lámparas, maquinaria para el olivar, alimentación, carpintería de alumninio, etc.

Partiendo de la aplicación estándar y de un estudio detallado de los requisitos se desarrolla una aplicación personalizada para cada empresa. En gran parte de las instalaciones, se integra la funcionalidad necesaria para llevar a cabo el control de su "actividad propia", como el seguimiento de proyectos en las asesorías, o el control de costes de fabricación, o la gestión de stock en empresas comerciales, etc., que aporta un valor añadido al software implementado.

Requisitos legales de las Pymes

Normalmente, las PYMEs se constituyen en sociedades mercantiles menores, que tienen que rendir sus cuentas al estado básicamente, a través de las Agencias Tributarias y el Registro Mercantil. La ley obliga a todas las personas físicas y jurídicas a informar sobre todas sus operaciones económicas, como justificar la entrega de sus productos y servicios mediante facturas. Para hacer un seguimiento más detallado, el estado pide la información económica en un formato estándar, para lo cual se usa la contabilidad. Por lo tanto, la información a publicar es, entre otra:

• Registros de facturas (o IVA, de compra, de venta)
• Contabilidad según Plan General Contable (Diario, Sumas y Saldos periódicos, Balances de Situación y Explotación)
• Resúmenes sobre impuestos: IVA, retenciones, etc.

Requisitos de gestión

Debido a los requisitos legales, los procesos de facturación y contabilidad, forman la parte más básica de los sistemas informáticos de gestión empresarial, aunque no suelen ser las partes más complejas o costosas. Sin embargo, en muchas ocasiones es la parte inicial de la informatización de una PYME.

La contabilidad es simplemente una vista económica de las actividades empresariales de una organización. Sin embargo, muy a menudo es muy básica, con lo que las contabilidades normalmente, obtienen su información a partir de los sistemas de gestión. Estos sistemas intentan registrar también otro tipo de datos, como quién, cuándo, por qué, antecedentes, consecuencias, etc., información que les ayuda a realizar mejor la actividad de la empresa, ya sea administrativa o de producción. Aquella información económica que no es tratada por el sistema de información automatizado es introducida manualmente en el programa de contabilidad.

Normativas, como las de la familia ISO 9000, hacen hincapié en la estandarización y la trazabilidad de las actividades empresariales. Para este objetivo, ya desde hace tiempo, se diseñaron patrones estándar en los sistemas de gestión, para permitir enlazar los diferentes procesos en la gestión administrativa de las empresas. En el siguiente ejemplo vemos un flujo de procesos simple:

    Presupuestación -> Gestión pedidos -> Entrega producto -> Facturación -> Gestión de Cobros

Tanto la facturación como los cobros confluyen posteriormente en la contabilidad, formando una parte esencial de sus movimientos.

Como se ve en el ejemplo anterior estas actividades empresariales están ligadas por un flujo de trabajo (workflow) que puede modelarse mediante documentos enlazados, indicando los antecedentes y/o las consecuencias. Según la actividad, tanto el flujo como los procesos individuales, pueden complicarse considerablemente. Así, por ejemplo, en la presupuestación de carpinterías de alumninio y PVC (ventanas y puertas) intervienen tantos materiales que constituye un proceso muy complejo. Posiblemente es mejor tratado con un software específico para esta actividad.

Relación de las empresas con su exterior

Para poder desarrollar sus actividades, una empresa se relaciona normalmente al menos con las siguientes entidades externas:

• clientes
• proveedores
• bancos
• agencia tributaria
• asesorías y gestorías

Otras relaciones adicionales pueden ser:

• cámara de comercio
• entidades de regulación y normalización

Dado que la relación con ciertos entes es muy intensa, es más que recomendable automatizar la comunicación mediante procesos Business de Business (B2B) o Business to Consumer (B2C). En muchos casos, se han desarrollado formatos estándar de intercomunicación, como EDI o los formatos CSB de los bancos. Los nuevos desarrollos suelen basarse en XML y protocolos estándar como HTTP y SMTP.

En general, podemos concluir que las empresas requieren de adaptaciones de sus programas para interconectarlos con los sistemas de otras organizaciones, y el uso de lenguajes de programación con amplias y bien abstraídas bibliotecas de comunicaciones (Java, Python, PHP) puede ayudar significativamente en la creación de interfaces de comunicación.

Variación de los requisitos empresariales

Las empresas evolucionan. Con su evolución, los requisitos cambian. La velocidad de cambio en las PYMEs es bastante mayor que en las empresas grandes. La capacidad de adaptación a las nuevas circunstancias es crucial. Facilitan la adaptación de los sistemas informáticos, entre otros, los siguientes factores:

• soporte: la disponibilidad abundante de recursos humanos y técnicos
• abundante documentación, como:
  • manual de usuario
  • casos de uso / manual de procedimientos (cómo aplicar el sistema informático en cada caso)
  • manuales de las herramientas usadas
• flexibilidad del entorno de desarrollo:
  • capacidad de intercomunicar con otros sistemas
  • abundantes librerías
  • facilidad para transformar los datos existentes
• facilidad para familiarizarse con el entorno
• buena abstracción de los procesos de negocio
• uso de patrones estándar, referenciados desde la implementación
• sistema de control de versiones: a menudo, se puede reproducir qué ha pasado históricamente y quiénes han realizado los cambios y con qué objetivos.
• disponibilidad de herramientas de comunicación entre el conjunto de personas involucradas en el proyecto
• herramientas de modelado que permiten expresar los problemas y las soluciones desde un punto de vista muy abstraído (herramientas UML, diagramación)
• lenguajes de programación de muy alto nivel que permiten concentrarse sobre el problema (no sobre la sintaxis del lenguaje). En este sentido, lenguajes como Python, permiten expresar los hechos más claramente que Java, C, C++, C#, Perl u otro), porque tienen una sintaxis mucho más clara.

Requisitos generales

Además de los requisitos de gestión, hay otros muchos que se solapan con los requisitos habituales de cualquier usuario

• Procesamiento de texto
• Hojas de cálculo
• Herramientas de comunicación, como correo electrónico, listas de correo, mensajería instantánea

Más específicamente las empresas demandan herramientas BackOffice como:

• compartición de archivos e impresoras
• servidores de bases de datos
• herramientas para el trabajo en grupo (agenda compartida, calendario)
• herramientas para la informática móvil (integración PDAs)
• plataforma de gestión documental
• páginas web flexibles con objetivos de publicidad o de relación con los clientes (preventa, venta, postventa)
• herramientas de seguridad como cortafuegos, antivirus, sistemas de autentificación centralizados

El software actual de las PYMEs

En mayor parte, los ordenadores de las PYMEs funcionan con Microsoft Windows, por la situación dominante del fabricante y su popularidad. En lo que nos concierne, la mayoría de las instalaciones no tienen su debida licencia. Por otra parte, usan alguna versión de Microsoft Office como herramientas de productividad. En los servidores suelen usarse programas de bases de datos (básicamente de Microsoft y Oracle, sin licencia) y otras herramientas BackOffice.

En la mayoría de los casos, no todos los requisitos informáticos de una PYME están resueltos por el mismo proveedor. La separación entre hardware (ordenadores, impresoras, etc.) y aplicaciones (software empresarial) es bastante habitual. La configuración de los sistemas operativos y la seguridad suele ser bastante deficiente por falta de recursos. Se hace más hincapié en las aplicaciones finales.

Posteriormente, los mismos usuarios suelen instalar nuevo software por necesidades empresariales o personales, como controladores para dispositivos (impresoras, cámaras digitales, escáners, teléfonos móviles, PDAs), programas de comunicación con proveedores y bancos, y entretenimiento (música, vídeo, viajes), de manera que la instalación final es difícilmente controlable. En estos casos, una separación entre herramientas estrictamente profesionales y controladas (software gestión, herramientas de comunicación) y lo demás sería de enorme ayuda. La gran mayoría de estas aplicaciones sólo está disponible para Windows, haciendo difícil hoy por hoy sustituir esta plataforma completamente.

Conclusiones y recomendaciones para la informatización de PYMEs

Óptimamente, los desarrollos **parten de una base ya funcional de facturación y contabilidad**, si es posible con funciones habituales de los ERPs (presupuestos, albaranes, tesorería, gestión almacén) y CRM (seguimiento de la relación con el cliente), sobre la que se realizan modificaciones, adaptándolo a las necesidades de la empresa.

Dado que la documentación es esencial, creemos estrictamente necesario el uso de repositorio de código, como Subversion o CVS, que registran detalladamente las modificaciones, y herramientas para seguimiento de errores e incidencias, para dar así máxima trazabilidad al proyecto. Además, es muy interesante disponer de infraestructura para gestionar la documentación del proyecto, accesibles a todas las personas involucradas al proyecto (portal de documentación, sistema Web, Wiki, etc.)

Si intervienen otros programas, es deseable poder intercomunicarlos (CORBA, COM, http, XML-RPC)

Las herramientas han de ser medianamente populares para encontrar los recursos humanos necesarios para desempeñar los trabajos necesarios a lo largo de la vida de la empresa considerada.