Introducción

El mejor modo de empezar a trabajar con la aplicación es haciendo una revisión a los archivos maestros, lo que nos permite familiarizarnos con los nombres y con los archivos que vamos a utilizar y rellenar algunos datos básicos que nos facilitarán la posterior entrada de los documentos que se vayan procesando. En este primer paso no es necesario comprender el significado pleno de los campos, basta con hacerse una idea general e irse familiarizando con los conceptos. Cuando realmente se comprende la utilidad y la función de los mismos es cuando se ve dónde y cómo se utilizan, es decir cuando veamos los distintos módulos: Ventas, Compras, etc..

A continuación, pasaremos a realizar la configuración, que permite automatizar muchas tareas y personalizar los programas para adaptarlos a nuestras necesidades.

Por otra parte, la configuración no es estática, dado que la empresa está viva y el mercado cambia constantemente, puede plantearse la necesidad de cambiar el modo de realizar determinados procesos, que puede conseguirse con las adecuadas modificaciones en la configuración.

Una vez dentro de la aplicación, tras la introducción del Usuario y la clave de acceso necesarias, se visualizan la barra de menús y la barra de herramientas Sice. A continuación se describen los menús más importantes:

Maestros y Submenú Archivo.Configuración

Son los menús por los que empezaremos a explorar la aplicación ya que contienen los datos básicos para su correcto funcionamiento

GESTION

Contiene los procesos de trabajo cotidianos propios de la Gestión de Empresa

Herramientas

Proporciona diversos procesos de mantenimiento, corrección de datos, etcc. Que pueden ser muy útiles, pero que no forman partes de las actividades propias de la empresa.

Edición, Ver y Ventana

Proporcionan las funciones propias de estos menús en Windows y Office.

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Es el menú que proporciona la ayuda.

En la barra de herramientas se han dispuesto botones para las operaciones más usuales, Si detenemos el ratón el botón un instante, se visualiza la función del mismo.

Archivos Maestros

Están situados en el menú Maestros, en ellos se introducen datos básicos que permitirán trabajar ágilmente con la aplicación. Aunque no es necesario introducir estos datos al principio, esto facilitará enormemente la puesta en marcha de una forma rápida y eficaz.

La instalación incluye los datos necesarios para proceder a trabajar, previa revisión y modificación de los mismos, si exceptuamos los archivos de Personas y Productos, que evidentemente, son totalmente específicos de cada empresa.

Los archivos maestros son: Poblaciones, Zonas, Almacenes, Secciones, Formas de Envío, Bancos, Cuentas Bancarias, Formas de Cobro y Pago, Divisas, Ivas, Factores de Costo, Plan Contable, Conceptos, Diarios, Tarifas, Familias de Productos, Productos y Servicios, Relaciones con personas, Proyectos y Personas.

A continuación damos una breve explicación de cada uno de ellos, pero ampliaremos dicha explicación y el significado de sus campos en aquellos procesos donde se utilizan. Pensamos que de esta forma se familiarizará con los términos que vamos a utilizar y con los tipos de datos que vamos a manejar.

Poblaciones o municipios

Se van dando de alta automáticamente a medida que vamos introduciendo direcciones en el archivo de personas. Constan del código postal, el nombre de la Población y la Provincia. Se usarán en la introducción de las direcciones de las personas.

Provincias / Paises

Zonas

Este archivo se utiliza para clasificar y localizar geográficamente a las personas: Clientes, Proveedores, etc. El código puede tener hasta 12 caracteres alfanuméricos.

Almacenes

Se utilizarán en el módulo de almacén

Secciones

Se utilizarán en el cálculo de Costos

Formas de envío

No requieren explicación adicional

Bancos

Se ofrecen un archivo con los bancos más importantes de España (Nombre y la Entidad)

Cuentas Bancarias

En este archivo introduciremos las cuentas bancarias con las que trabaja la empresa

Formas de Cobro y Pago

Los datos de este fichero van a ser esenciales en los procesos de Cobros y Pagos, por lo que hay que prestarles mucha atención, ya que existen procesos automáticos que van a depender de los valores de estos datos.

Explicar esto en la seccion de Cobros y Pagos. Explicarlo con mas detalle en dicha seccion

Es útil fijarse en los datos que incluye la instalación, que representan las formas de pago y cobro más frecuentemente usadas en las empresas

Los campos de esta tabla son:

Código

Se pueden usar hasta 12 caracteres alfanuméricos.

Descripción

Nombre y características: Por ej. Letra a 30, 60, 90 dias

Banco/CC

Código de nuestro banco, es decir nuestra cuenta bancaria, (Definida en el archivo de Cuentas bancarias anterior), en el que se va a producir la operación de cobro o pago.

Tipo

Documento que se produce al generar el Cobro o Pago automáticamente. Se seleccionará de los definidos en Tipos de Documentos y que se presentan en la lista desplegable.

Usar cuenta

Caso de que el cliente o proveedor tenga más de una cuenta especificar la línea. (Ver en archivo de personas, los datos bancarios)

Nº Vencimientos

Nº de documentos en que se fracciona el pago

Días

Nº de días a partir de la fecha factura para cada uno de los vencimientos.

Cadencia

Nº de días de intervalo entre una fecha de vencimiento. y la siguiente, para más de los especificados en el campo anterior

Divisas

No requieren explicación adicional

Tipos de IVA

No requieren explicación adicional

Factores de Costo

Se usan para establecer la clasificación de los factores de costo en el Cálculo de costos. Se verán con más detalle en el manual del módulo de costos, ya que sólo es necesario para ese módulo. Como veremos después, Los factores de costo se asocian a las cuentas de gastos del Plan General de contabilidad y/o a los productos.

Plan Contable

Se definen las cuentas del Plan General de Contabilidad. Vienen incluidas en la instalación hasta el nivel 4, es decir hasta las cuentas de 4 dígitos y se pueden generar automáticamente al nivel deseado de detalle las terminadas en ceros. El campo As se marcará para las cuentas detalle y significa que son las cuentas que reciben asientos directamente.

Diarios

Se utilizan para agrupar todos los asientos de cada ejercicio, ya que la aplicación permite tener activos varios ejercicios.

Conceptos

Son códigos para clasificar los apuntes contables. Permiten falicitar la entrada y clasificación de apuntes.

Tarifas

Se utilizará en la próxima versión.

Familias de productos

Se utilizan para asignar a los artículos las cuentas contables de Ingresos y Gastos correspondientes y con ello realizar la contabilización automática. Las que vienen definidas se ajustan a las cuentas de gastos e ingresos del Plan General de Contabilidad.

Productos y Servicios

Es el archivo de artículos. En el se registran todos los artículos de compra, venta, producción, etc. Que intervienen en la gestión económica, tanto si son tangibles como intangibles, como por ejemplo, las horas de trabajo o los servicios prestados. Como se puede ver en el gráfico se trata de un fichero con gran cantidad de datos y es fundamental para el buen funcionamiento de los procesos. Dada su importancia, le dedicamos un apartado completo en el próximo capítulo, por lo que ahora sólo diremos, que en él se incluyen todas las características necesarias de los productos con los que trabaja la empresa, desde el nombre, hasta el precio de compra, las medidas, el escandallo, etc.., y además toda la información histórica de los movimientos de entrada y salida del mismo.

Relación con personas

Permite realizar una clasificación múltiple de las personas. Por ejemplo puedo clasificar a una persona como arquitecto y como profesor.

Proyectos

Permite realizar un seguimiento de proyectos. Se explicará con detalle en el capítulo correspondiente. En este momento, baste con saber que existe y hacerse una idea de su finalidad.

Personas

En este archivo introducimos los datos de todas las personal o empresas que tienen relación con nuestra organización, ya sean clientes, acreedores, proveedores, deudores, empleados, agentes, o, simplemente contactos o clientes potenciales.

Configuración

Una vez instalada la aplicación, se procede a su configuración. Son opciones del Menú Archivo. Estas opciones no son propias del funcionamiento normal de la empresa. Sólo se realizarán en el momento de la instalación y cuando sea necesaria una modificación de las características de funcionamiento de la aplicación. De cualquier modo, conviene realizar estos cambios con prudencia, teniendo en cuenta cómo afectan dichos al funcionamiento interno de algunos procesos. De esta configuración va a depender, en gran medida, la eficacia y la agilidad de la aplicación.

Los elementos de este menú son Especificar carpeta de datos, Empresa, Definir cabecera informes, Parámetros, Definidos, Tipos de documentos, Tipos de contadores, Impresoras, Modelos de impresoras, Plantillas para impresión por caracteres, Guardar configuración hoja de datos

Especificar Carpeta de datos.

Indica la dirección de la base de datos. Ya se habrá realizado durante la instalación, sólo será necesario volver a ejecutarla si se cambia la ubicación de la base de datos Sicetbl.mdb.

Empresa

Indicar el nombre de la empresa y el identificador que se utilizará para sus elementos y características personalizadas. También estará incluido en la instalación inicial.

Parámetros

Los parámetros están clasificados por categorías. Indicar un valor para cada parámetro según la explicación que aparece junto a cada uno. Los explicaremos en los capítulos correspondientes a los procesos que los utilizan. La explicación de la descripción que tienen es suficiente para la puesta en marcha.

Están clasificados por categorías: General, Economía, Costes, contabilidad y FormatoHojaDatos. Los parámetros de esta última categoría se generan automáticamente cuando establecemos el formato de hoja de datos deseado en cada subformulario y realizamos el proceso Guardar configuración de hoja de datos, del submenú Configuración del menú Archivo.

En cada capítulo se explicarán los parámetros relacionados con la funcionalidad que se explica en dicho capítulo.

Definidos

Permite establecer una serie de valores tipo que serán utilizados en diversos puntos de la aplicación. La aplicación se entrega con un conjunto de valores válidos suficientemente amplio, por lo que se aconseja su modificación con prudencia y no sin antes estar seguro de las consecuencias que pueda tener, ya que hay procesos que actúan de modo diferente, según el valor de estos datos. Son muy pocos los valores que el usuario debe modificar y además de forma opcional, ya que no son necesarios para el correcto funcionamiento de la aplicación . En concreto:

• Tipo de artículo, producto o servicio
• Tipo de persona, empresa.

Estos definidos permiten establecer una clasificación de los artículos y de las personas, respectivamente.

Al igual que los parámetros, los definidos concretos se irán explicando en cada capítulo.

Tipos de Documentos

Más adelante, en los capítulos correspondientes a cada uno de los módulos de la aplicación, se dará una explicación más detallada del significado y funcionamiento de este archivo. De momento adelantamos que permite Clasificar y agrupar los distintos documentos económicos que circulan por la empresa, para dar a cada uno el tratamiento que necesita: obtener distintos impresos, generar un modelo de asiento contable, etc. La aplicación se instala con datos funcionales, por lo que en la mayoría de los casos las modificaciones serán mínimas, se limitarán a algunos ajustes.

Es necesario revisar las plantillas y los informes para asegurarnos que se ajustan a nuestras necesidades. Según la instalación inicial, habrá que revisar los siguientes datos:

Plantillas de asientos para los documentos. Estas plantillas sirven para crear los asientos de contabilidad automáticamente a partir de los documentos. Se explicarán en el capítulo de contabilidad.

Informes para todos los documentos que sean imprimibles. Todos los listados e informes de la aplicación se encuentran organizados jerárquicamente en el archivo de informes. Cada una de los formularios de documentos, Pedidos de Venta, Facturas, etc. Tienen la opción de imprimir directamente el modelo de informe que deseemos. Este informe será el que especifiquemos en el campo informe por defecto del archivo de Tipos de Documentos y será el que se imprima al pulsar el botón Imprimir situado en la esquina superior derecha de los documentos.

Para más información consultar los capítulos de Plantillas de Asientos y Listados y otros informes.

Tipos de contadores.

Se utilizan para indicar la longitud de los códigos de los distintos documentos. Por defecto se han definido a 5 dígitos, teniendo en cuenta que llevan como prefijo el año separado con una barra (/)

Menús de aplicación

En esta pantalla se configura el menu de la aplicación. Los menús estandar no se pueden modificar pero sí los personalizados, que son los que realmente se utilizan en la aplicación. La edición de menús es una característica avanzada que se verá más adelante.

Impresoras

Seccion por completar

Configuracion de las impresoras

Seccion por completar

Plantillas para impresión por caracteres

Seccion por completar

Guardar configuración hoja de datos

Seccion por completar